Klachtenprocedure Inloophuis Esperanza
Wanneer er iets gebeurt, waarvan je denkt dat dit niet past in de visie van Esperanza, ofwel er gebeurt iets wat voor jou niet acceptabel of veilig is, dan gaan we er van uit, dat je dit allereerst zal bespreken met degene die het betreft. Schakel, indien gewenst, een bestuurslid in, die samen met jullie zoekt naar een passende oplossing. Het is belangrijk dat iedereen zijn/haar ervaring/verhaal op tafel kan leggen en er naar elkaar geluisterd wordt. Wederzijds begrip is essentieel om er met elkaar uit te komen.
Mocht dit niet tot resultaat leiden of -om wat voor reden dan ook- niet mogelijk zijn, dan kan je een formele klacht indienen.
Je kan hiervoor het klachtenformulier invullen, dat je via de website kunt opvragen en afdrukken. Het formulier kan je indienen bij de coördinator of per mail opsturen naar info@inloophuisesperanza.nl
Download hier het klachtenformulier
Mocht de inhoud van jouw klacht betrekking hebben op één van onze coördinatoren, dan wordt de klacht afgehandeld door het bestuur van Esperanza. Het formulier kan je dan sturen naar: secretaris@inloophuisbadhoevedorp.nl.
Betreft het een klacht over een bestuurslid, probeer het dan eerst met het bestuurslid te bespreken. Mocht dat niet lukken, vraag dan de hulp van de coördinator. Mocht je er samen dan toch niet uitkomen, dan is er ook de optie om de regio-adviseur in te schakelen. Ook is er de mogelijkheid om naar de brancheorganisatie IPSO te mailen. waar de klacht dan wordt afgehandeld. Het formulier kan gestuurd worden naar info@ipso.nl.
De klacht zal binnen 5 werkdagen worden behandeld, dan wel dat je binnen die termijn nader zal worden geïnformeerd. Bij klachten over personen wordt hoor- en wederhoor toegepast. Alle klachten en de beoordeling ervan worden in ieder geval onder de aandacht van het stichtingsbestuur van Esperanza gebracht.
Betreft de melding grensoverschrijdend gedrag (pesten, (seksuele) intimidatie, agressie, discriminatie, creëren van sfeer/mogelijkheid/financieel grensoverschrijdend gedrag) en wil of kun je dat niet binnen Esperanza bespreken, dan bestaat de mogelijkheid om het te bespreken met de vertrouwenscontactpersoon of externe vertrouwenspersoon van IPSO (vcp@ipso.nl).
Gedragingen, waarvan het bestuur oordeelt dat deze vallen onder het Wetboek van Strafrecht, zullen bij politie/justitie worden gemeld.
Klachtenformulieren kunnen ook altijd per post gestuurd worden naar:
Inloophuis Esperanza, Badhoevelaan 82, 1171 DE Badhoevedorp, of naar Brancheorganisatie IPSO, Randstad 22-129, 1316 BW Almere.
Bij het indienen van een formele klacht worden de volgende stappen gevolgd:
Stap 1: dien een schriftelijke klacht in middels het klachtenformulier. Betreft de klacht een bestuurslid, dan kan de klacht bij Brancheorganisatie IPSO ingediend worden. Daar zullen dan ook dezelfde volgende stappen gevolgd worden.
Stap 2: het bestuur van Esperanza onderzoekt of de klacht voldoende duidelijk en terecht is, door het horen van alle betrokken partijen.
Stap 3: de beklaagde* wordt op de hoogte gebracht van de klacht door het bestuur. De beklaagde wordt in de gelegenheid gesteld een verweerwoord te geven.
Stap 4: als de klacht gegrond is, worden klager en beklaagde verzocht om met het bestuur in gesprek te gaan.
Stap 5: betrokken partijen krijgen na de eerste gespreksronde de gelegenheid de verslagen van de gesprekken met klager, beklaagde en eventuele getuigen in te zien. Ze mogen daarbij tekstuele opmerkingen maken, welke in het verslag van het bestuur worden geplaatst. Als een opmerking, naar de mening van het bestuur, aanleiding geeft tot nader onderzoek, zal een tweede gespreksronde volgen.
Stap 6: het bestuur doet een uitspraak over een vervolg.
Stap 7: klachtenformulier en afhandeling wordt gearchiveerd.
* Klager en beklaagde kunnen zich laten bijstaan door een vertrouwenspersoon, mediator of adviseur.
Inzet mediator
De wens kan bestaan om een onafhankelijke mediator in te schakelen in plaats van de klachtenprocedure te doorlopen. Een mediator is een onafhankelijke partij, die begeleidt bij het vinden van een oplossing.
Brancheorganisatie IPSO kan als onafhankelijke partij optreden, wanneer het bestuur van Esperanza er met de betrokkenen niet uitkomt of zelf betrokken is bij het conflict. Met de betrokkenen wordt afgestemd over de rol van brancheorganisatie IPSO in het traject.
Brancheorganisatie IPSO kan ondersteunen bij het zoeken van een mediator.
Het bestuur van Esperanza dient een besluit te nemen over het inschakelen van een mediator (of adviseur) en betaalt de kosten hiervan.